Le problematiche dell’archiviazione: spazio, consultazione e conservazione.

Per quanto l’obiettivo degli ultimi anni, per aziende e Pubblica Amministrazione, sia diventato la digitalizzazione, è indubbio che la carta da archiviare e conservare è in continuo aumento, mentre diminuisce lo spazio a disposizione da dedicarvi.

Le problematiche principali legate all’archiviazione sono fondamentalmente due: lo spazio e la consultazione/tempo di consultazione. Ma possiamo facilmente aggiungerne una terza: la conservazione. Prendendo in esame queste tre variabili è possibile classificare i sistemi di archiviazione in base alle esigenze insite in una istituzione o azienda.

Lo spazio di archiviazione dei documenti

Lo spazio è una risorsa in continua diminuzione, legata indissolubilmente al fattore “costo”.

Se si disponesse di spazio infinito tutti noi avremmo molti meno problemi sul “dove archiviare”; invece, dovendo gestire affitti o acquisti di aree con conseguenti costi di manutenzione, lo spazio che si vuole rendere disponibile per l’archiviazione tende ad essere molto contenuto.
Gli archivi da questo punto di vista ci vengono in aiuto: gli archivi rotanti, per esempio, utilizzano lo spazio a disposizione in verticale, permettendoci di avere sempre a portata un documento facilmente rintracciabile e depositato in uno spazio fisicamente difficile da raggiungere. Con l’utilizzo di un particolare sistema meccanico di prelievo e grazie al software di gestione, è possibile richiamare uno specifico documento che sarà disponibile nel giro di pochissimo nelle mani di chi l’ha richiesto.
Anche i semplici archivi compattabili possono rappresentare una soluzione efficace per un problema di spazio, poiché sfruttano l’altezza totale e massimizzano la larghezza di un locale, per cui basterà mantenere un corridoio di consultazione per poter utilizzare il resto di spazio a disposizione.
Perfetti per uffici e per una archiviazione corrente, questi sistemi – non essendo troppo onerosi, né troppo pesanti – sono modulari e adattabili a qualsiasi ambiente.
Le semplici scaffalature tuttora molto in uso rappresentano, invece, la soluzione di archiviazione per tutti quei soggetti che non hanno problemi di spazio né di usura del tempo. La polvere, ad esempio, è un agente pericoloso per la conservazione di documenti cartacei.

La consultazione dei documenti archiviati

La consultazione è legata indissolubilmente al “tempo” a disposizione per ricercare un documento.

Anche in questo caso la tecnologia c’è venuta in aiuto. Grazie ad una prima classificazione documentale dell’archivio, tramite un software è possibile catalogare ogni singolo elemento in base a codici univoci, parole chiave o quant’altro sia necessario per richiamare quello stesso elemento in un secondo momento. Negli archivi rotanti questo elemento è essenziale perché permette di richiamare velocemente il documento e farlo arrivare a destinazione.
La consultazione, qualora non sia collegata ad un software, può essere di tipo organizzativo: quindi tramite una corretta catalogazione e deposito è possibile arrivare al libro esatto in poco tempo.

La conservazione dei documenti archiviati

La conservazione è una variabile fondamentale in presenza di documenti o di oggetti antichi e di valore.

La conservazione dei documenti e manufatti o di opere di un certo valore è un punto molto importante. In questo caso tutto gioca un ruolo importante nel permettere a questi elementi di rimanere intatti nel corso degli anni: la manipolazione, il tipo di temperatura e di umidità del locale, il passaggio dell’aria, l’esposizione alla polvere, alle fonti di luce, al calore, all’acqua o al fuoco. La possibilità che questi documenti resistano nel corso dei secoli dipende essenzialmente da come oggi li stiamo custodendo.

Nel caso dell’archiviazione di documenti cartacei è fondamentale una stima della quantità totale di carta che viene custodita all’interno di un locale. Il DM 9/3/2007 stabilisce, infatti, una serie di limiti sul totale di carta che è possibile stoccare per unità di spazio per non incorrere in un elevato rischio di incendio.
Questo aspetto, che approfondiremo nel prossimo articolo, comporta delle restrizioni importanti: considerando l’ambiente e il tipo di protezione contro l’incendio (rilevazione e spegnimento) i metri lineari di carta non possono superare determinati parametri.
Nel caso di archivi compattabili ignifughi questa problematica viene superata, permettendo di rispettare il DM in questione, proteggere il contenuto da fuoco, polvere, acqua, umidità e facendo sì che i documenti in esso contenuti possano essere conservati in modo sicuro e protetto.

La corretta progettazione della soluzione più efficace
per l’archiviazione, la consultazione e la conservazione
garantisce un notevole risparmio di costi e una maggiore durata nel tempo.

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