La sicurezza dei sistemi di archiviazione documentale cartacea

Archivi cartacei: situazioni ad alto carico d’incendio

Quando si deve valutare la pericolosità, dal punto di vista del rischio incendio, del materiale contenuto in un locale si calcola un parametro, chiamato carico d’incendio, che misura, almeno in prima approssimazione, tale pericolosità. Per calcolare il carico d’incendio si divide la quantità di calore che si svilupperebbe con una combustione completa di tutti i materiali presenti nel locale, compresi gli infissi e le strutture architettoniche, per la misura dell’area di pianta del locale stesso.

Il valore che si ottiene non è sufficiente, da solo, a stabilire quale sia il rischio effettivo di un incendio in un determinato ambiente, ma è di sicuro un punto di partenza molto importante per le valutazioni in questo campo.

Fatta questa premessa, pensiamo a quanto possa essere elevato il carico d’incendio in una stanza che ospiti un grande archivio cartaceo, come quello presente in biblioteche universitarie, archivi comunali, bancari o di qualunque altro tipo.

SEI Sistemi di Sicurezza, che opera nel settore della protezione degli archivi dal 1990 in tutto il Triveneto e soprattutto nelle province di Padova, Venezia, Treviso, Vicenza, Rovigo e Bolzano, ha sviluppato una buona competenza nel proporre diverse soluzioni per la sicurezza antincendio degli archivi e, in generale, per la progettazione di archivi pratici ed efficienti, anche indipendentemente dal problema dell’antincendio.

In questo articolo esamineremo quattro tipi di soluzioni molto utilizzate per la gestione di archivi cartacei di varie dimensioni, valutando quali siano le più adatte per le diverse situazioni concrete, in base alla frequenza di consultazione, al costo della struttura e alle sue performance rispetto alla protezione dei documenti contenuti.

Gli archivi compattabili ignifughi: il top della sicurezza antincendio

Iniziamo dalla presentazione di strutture davvero all’avanguardia per la protezione degli archivi cartacei, le uniche in grado, a norma di legge, di evitare l’installazione di un impianto di spegnimento incendio in un archivio.

I sistemi compattabili ignifughi sono costituiti da grandi scaffalature in metallo, normalmente addossate le une alle altre senza alcuno spazio intermedio, che, traslando su apposite guide, creano di volta in volta il corridoio di accesso adatto per un’opportuna sezione di archivio. In particolare, questi sistemi compattabili sono costruiti con materiali e tecnologie tali da sopportare, in caso di incendio, anche temperature molto elevate.

Le pareti delle scaffalature, infatti, sono realizzate con materiali appositamente brevettati in grado di resistere a temperature fino ai 1000°C senza che la temperatura interna raggiunga valori in grado di incendiare i documenti contenuti. Inoltre, le guide e i sistemi di tenuta e comando sono progettati in modo da rimanere perfettamente funzionanti anche dopo essere stati esposti alle alte temperature di un incendio.

Come dicevamo, questo sistema di archivio compattabile ignifugo prodotto dalla Blockfire è così sicuro nella compartimentazione del materiale infiammabile da rendere superfluo, a norma di legge, dotare il locale archivio di un sistema spegnimento incendi. In altre parole, con questo sistema di archiviazione il materiale infiammabile è separato in modo tanto sicuro dal resto del locale da non partecipare, di fatto, al calcolo del carico d’incendio.

Gli archivi compattabili ignifughi Blockfire hanno, naturalmente, un costo decisamente più elevato rispetto ad altri sistemi di archiviazione, ma bisogna tenere conto che, grazie ad essi, si risparmia sull’installazione di un sistema di spegnimento incendio e si preservano in modo assoluto tutti i materiali contenuti, evitando che siano danneggiati sia dall’incendio, sia dal sistema di spegnimento dello stesso.

Ulteriori variabili che aumentano il vantaggio di questo sistema risiedono nel risparmio del costo manutentivo dell’impianto di spegnimento incendio oltre che l’annullamento del rischio di scarica delle bombole del sistema di spegnimento incendio azionate anche accidentalmente. Tale costo nella Pubblica Amministrazione è decisamente ricorrente e nel tempo ha portato molti archivi ad avere un carico di incendio elevato ed un sistema di spegnimento incendio non funzionante per mancanza di fondi tali da ripristinare il gas o la sostanza raccolta nelle bombole, idonea per lo spegnimento.

Infatti, questi sistemi, che si stanno diffondendo sempre di più in molti ambiti, hanno trovato le loro maggiori applicazioni in ambito museale o negli archivi storici in cui è assolutamente prioritario conservare perfettamente integri le opere d’arte e i documenti antichi.

Gli archivi compattabili

Mediante un sistema di archiviazione con scaffalature compattabili, strutturalmente simile alla tipologia ignifuga descritta sopra, ma senza le garanzie di resistenza all’incendio e di tutela assoluta del contenuto, si possono ottenere notevoli vantaggi, soprattutto nel caso di archivi particolarmente consistenti.

Il sistema di compattazione delle scaffalature, infatti, permette un utilizzo dello spazio disponibile quasi al 100% e abbatte così il costo dei locali destinati ad archivio, consentendo, comunque, una rapida consultazione del materiale contenuto. Si tratta di un sistema molto utilizzato soprattutto per il suo costo non elevato e la sua capacità, grazie alla progettazione modulare, di essere ampliato facilmente nel tempo, in modo estremamente flessibile.

Pur non garantendo le prestazioni antincendio del sistema Blockfire, gli archivi compattabili proteggono dalla polvere i documenti contenuti e, in caso dell’azionamento del sistema spegnimento incendi, preservano almeno parzialmente il materiale d’archivio.

Gli archivi rotanti

Un archivio rotante è un sistema automatico, controllato da un computer, composto da una serie di ripiani mobili orizzontali in grado di scorrere su una guida ad anello, sviluppata in verticale. La consultazione di questo tipo di archivio è molto semplice:  mediante un codice inserito dall’utente, infatti, il sistema fa scorrere i ripiani in modo da presentare, nel punto di prelievo, quello contenente il documento cercato.

La possibilità di sfruttare lo spazio in verticale e la rapidità di consultazione rendono gli archivi rotanti molto utilizzati in tutti quegli uffici in cui sia necessario accedere frequentemente a registri, documenti e fascicoli appartenenti a un archivio di notevoli dimensioni, come può essere quello di alcuni uffici pubblici, delle scuole o delle università.

Inoltre, il collegamento del sistema ad un PC rende più agevole la gestione e il controllo automatizzato dell’archivio, visto che ogni documento nuovo inserito fisicamente  in un ripiano dovrà essere anche registrato sul software in modo da essere ritrovato dal sistema.

Le scaffalature

Senza alcun dubbio, organizzare un archivio mediante una sistema di scaffalature fisse tradizionali è il sistema più economico che si possa immaginare, ma è anche quello che presenta i maggiori limiti e criticità di impiego.

Innanzi tutto, i documenti inseriti in una scaffalatura aperta tradizionale sono esposti a qualunque tipo di danneggiamento, dalla semplice polvere, all’azione di insetti o all’evento di un incendio. Inoltre, la consultazione può essere non del tutto agevole, soprattutto se le scaffalature sono alte e occorre utilizzare delle scalette per raggiungere i documenti posti più in alto. Infine, non è possibile, a meno di sorvegliare con un opportuno sistema l’accesso al locale archivio, controllare chi ha consultato un certo documento e garantire, quindi, la riservatezza delle informazioni contenute.

Tuttavia, a fronte di queste criticità, può essere comunque conveniente, soprattutto in caso di archivi remoti e a scarsa consultazione, impiegare le scaffalature tradizionali, magari integrandole con un buon sistema di spegnimento incendi e di controllo degli accessi al locale.