La protezione di un archivio

Le criticità degli archivi cartacei

Quando un’azienda privata, un ente pubblico o, ancor più, un museo o una fondazione culturale devono gestire, per le più diverse ragioni, un archivio fisico e non digitale, i problemi che si presentano sono parecchi.

Innanzi tutto, occorre avere a disposizione degli spazi adeguati, in primo luogo dal punto di vista della metratura. Un archivio, infatti, tende per propria natura a occupare grandi spazi e anche per quanto si cerchino metodi per compattare il materiale contenuto, è difficile tenere sotto controllo la “crescita” che l’archivio stesso può avere a causa dell’aumentare del volume di carta contenuta al suo interno.

Se infatti è possibile, ad esempio per una biblioteca, decidere delle politiche per contenere il numero di libri in modo da non superare la capienza prevista, l’archivio di un tribunale non può sapere come varierà in futuro il volume di documentazione poiché cambia in funzione dei processi che vi si svolgono.

Vi è poi il caso degli archivi costituiti da materiale prezioso di natura artistica, come quadri, manoscritti, manufatti vari, che vengono gestiti da musei o fondazioni culturali e che occupano di norma spazi ancora più estesi.

Come se ciò non bastasse, inoltre, nei locali di archivio occorre mantenere dei livelli di umidità e temperatura tali da non danneggiare i documenti presenti e, soprattutto, da garantire una protezione antincendio di alto livello.

Per venire incontro alle diverse esigenze che si possono presentare nelle varie situazioni concrete in cui ci si debba occupare di un archivio cartaceo sono stati sviluppate alcune soluzioni tecniche, come gli archivi verticali, quelli compattabili e quelli ignifughi, caratterizzate ciascuna da specifici livelli di protezione.

SEI Sistemi di Sicurezza opera da anni in questo settore, lavorando per aziende, banche, enti pubblici, fondazioni e musei in tutto il Triveneto e in particolare nelle province di Padova, Treviso, Venezia, Rovigo, Vicenza e Bolzano. In questo articolo esamineremo, a partire dall’esperienza sul campo di SEI Sistemi di Sicurezza alcune soluzioni tecniche tra le più utilizzate nella gestione degli archivi cartacei.

Il rischio incendio

Gestire un archivio, come abbiamo accennato, non è semplice, soprattutto perché alle esigenze di protezione dei materiali di cui abbiamo parlato si affianca quella di consentire in modo agevole la consultazione, o quanto meno il prelievo, dei materiali stessi.

Una delle criticità principali da affrontare è sicuramente quella del rischio incendio che, per gli archivi cartacei e anche per quelli che contengono opere d’arte, è molto elevato.

Non è difficile immaginare, infatti, che un locale pieno di carta o di quadri sia un luogo in cui vi sia un notevole pericolo di sviluppare un incendio, anche di grandi proporzioni. Questa pericolosità si misura, usualmente, con il calcolo del carico d’incendio, ossia valutando la quantità di calore che si svilupperebbe da una combustione totale dei materiali contenuti in un locale e rapportandola alla dimensione del locale stesso.

Il carico d’incendio degli archivi è spesso molto elevato sia per la natura dei materiali contenuti, sia per la loro quantità in rapporto alle dimensioni del locale. Inoltre, vi possono essere almeno due livelli diversi di sicurezza richiesta: in primo luogo occorre che un eventuale incendio non provochi il collasso della struttura architettonica e, soprattutto, non provochi vittime; in secondo luogo è anche indispensabile proteggere in modo certo tutto il materiale dell’archivio.

In altre parole, se in alcuni casi si può trattare il materiale in archivio come qualunque altro depositato in un magazzino, la cui perdita, pur rappresentando un danno per la proprietà, è un evento che può essere messo in conto; in altri casi, soprattutto quando si tratta di opere d’arte o di documenti antichi o particolarmente preziosi, bisogna in ogni modo scongiurare la distruzione del materiale archiviato.

A questi diversi livelli di sicurezza corrisponderanno, dunque, diverse soluzioni tecniche, in grado di ottenere il risultato richiesto, naturalmente con investimenti economici proporzionati in fase di acquisto e installazione.

Il risparmio di spazio

Raccogliere il materiale in uno spazio il più possibile contenuto e rendere comunque possibile una consultazione agevole di ogni documento o oggetto presente è uno degli obiettivi più importanti da raggiungere per chiunque gestisca un archivio di proporzioni rilevanti.

Lo spazio, come è noto, è in se stesso una ricchezza e impiegarlo per un archivio significa sottrarlo ad altri usi, doverlo illuminare e spesso climatizzare e dotarlo inoltre di un impianto di rilevamento e spegnimento incendi adeguato al rischio rappresentato dall’accumulo di materiale infiammabile.

Tra le tecnologie più diffuse per ridurre lo spazio destinato a un archivio ci sono gli archivi rotanti verticali e quelli compattabili, che vengono spesso scelti dai nostri clienti.

Un archivio rotante è un sistema automatico, dotato di una serie di mensole che scorrono su guide verticali mediante delle catene, che consente di sfruttare l’altezza tra due piani ed evita a chi debba consultare i documenti di muoversi dal proprio ufficio. Tipicamente, infatti, sulle mensole vengono sistemati i faldoni coi documenti o gli oggetti che fanno parte dell’archivio ed esso è posizionato tra l’ufficio in cui debbono essere consultati e un locale sottostante, spesso un seminterrato.

Alla richiesta dell’operatore, il sistema di catene scorre in modo da portare al punto di prelievo la mensola che contiene il documento richiesto, che può quindi essere prelevato comodamente.

Si tratta quindi di un sistema estremamente comodo per il prelievo, che richiede però una struttura architettonica adeguata non sempre disponibile.

Un archivio compattabile è invece costituito da una serie di scaffalature che possono scorrere su guide presenti nel pavimento del locale in modo da eliminare del tutto lo spazio tra esse. Spostando gli scaffali in modo appropriato si crea, di volta in volta, il corridoio di passaggio adatto per raggiungere il documento richiesto, mentre i restanti scaffali rimangono addossati tra loro e occupano uno spazio limitato.

In questo caso, l’archivio si sviluppa orizzontalmente in qualsiasi tipo di locali e il risparmio di spazio è notevole rispetto alla soluzione a scaffalature fisse. Inoltre, è possibile rendere questo tipo di archivio del tutto ignifugo, installando il sistema Blockfire.

Questa nuova tecnologia prevede, infatti, scaffali che si sigillano perfettamente tra di loro e che resistono al fuoco per lungo tempo, salvaguardando il materiale contenuto, azzerando al contempo il carico d’incendio. Al momento dello sviluppo di un incendio, infatti, gli scaffali ignifughi si chiudono, per mezzo di guaine intumescenti che all’aumentare della temperatura si dilatano sigillandosi del tutto e permettendo così di salvare interamente tutti i documenti o le opere d’arte contenute.

SEI Sistemi di Sicurezza è sempre a vostra disposizione per una consulenza su quale tecnologia per la gestione degli archivi sia la più adatta per le vostre esigenze e per installarla a regola d’arte nella vostra azienda o nel vostro ente.